Los objetivos de su evento son las cosas que su negocio o cliente quiere lograr al final del evento. Podría ser la creación de equipos, generar entusiasmo en torno a un nuevo producto o recaudar fondos para una organización sin fines de lucro.
La propuesta de valor de un evento se centra en la experiencia del asistente, de modo que su evento se alinee con sus principales necesidades e intereses. El EVP esencialmente aclara los objetivos de sus invitados, ya sea que quieran disfrutar de la banda acústica principal, aprender algo nuevo o conocer a colegas interesantes en su industria.
Todas las decisiones, incluida la logística, deben fluir de estos objetivos. Maneras en las que los objetivos de su evento y el EVP pueden ayudar a guiar sus elecciones de logística:
+Si el objetivo de su evento es el tiempo práctico con un nuevo producto, se asegurará de que su proveedor de escenario temporal proporcione varias escaleras y rampas para facilitar el flujo de público.
+Para un gran evento con un cuarteto de cuerdas, la logística debe incluir la configuración de un sistema de sonido que permita a todos los invitados disfrutar de la música a un decibelio cómodo.
+Para un simposio universitario que comience con seminarios en un edificio y sea seguido por una recepción en todo el campus, la logística involucrará carritos de golf para personas con problemas de movilidad e invitados mayores.
Post Evento…busque una logìstica que: Permanezca en el sitio hasta que el último proveedor se haya ido
El comportamiento de sus proveedores se refleja en su negocio de planificación de eventos. Usted o un miembro del equipo deben supervisar la mejora para que avance a un ritmo razonable y se haga con cuidado. Cosas como dejar desorden y manchas, o no volver a colocar las cosas en su lugar es una falta de respeto y debe corregirse. Cuando el trabajo de los proveedores sea excepcional, exprese su aprecio. Un recorrido final después del evento con el gerente del lugar es una buena práctica, para que detecte los problemas de inmediato.
Realice un informe posterior al evento y encuestas a los asistentes
Es muy fácil pasar al próximo evento sin tomar un respiro. Pero tómese el tiempo para discutir los pros y los contras del evento con los miembros de su equipo mientras aún está fresco. Además, comuníquese con sus proveedores para ver si notaron cosas que usted no notó.
Las encuestas posteriores al evento brindan las impresiones generales de los invitados sobre el evento, desde dónde superó sus expectativas hasta dónde se quedó corto. Use aplicaciones de encuestas de eventos, como SurveyMonkey o Wufoo, para crear encuestas simples y breves. Las preguntas para hacer incluyen:
¿Disfrutaste del evento?
¿Fue el evento lo que esperabas?
¿Aprendiste cosas que recordarás?
¿Te gustó la comida?
¿Sabías a dónde ir a continuación durante todo el evento?
La combinación de informes posteriores al evento con su personal y encuestas a los invitados debería resaltar las áreas problemáticas. Utilice esta información para realizar cambios en eventos futuros. Las líneas lentas en la mesa de botín, por ejemplo, pueden provocar un cambio en el diseño de la mesa de registro.